Persidangan ini awalnya dijadualkan untuk diadakan di Bangkok pada 17 Disember 2008. Pada akhir Oktober 2008 pemerintah Thailand mengumumkan bahawa persidangan akan bertukar lokasi ke Chiang Mai berikutan ketegangan politik di bandar.[4]

Pada 2 Disember 2008 diumumkan bahawa persidangan akan ditunda sehingga Mac 2009.[5] Pada 12 Diaember 2008, Abhisit Vejjajiva mengindikasikan bahawa ia akan mengadakan persidangan pada Februari 2009 apabila terpilih menjadi Perdana Menteri Thailand.[6]

Pada Januari 2009, ia telah diumumkan bahawa Sidang Kemuncak ASEAN telah ditunda ke 1 Mac 2009, jadual itu tidak dapat dipenuhi oleh beberapa delegasi dari Asia Tenggara.[7] SK Asia Timur tetap diadakan selepas itu.

Perubahan jadual dari para pemimpin enam belas negara peserta mahu persidangan dijadualkan untuk diadakan pada April, bertepatan dengan hari Easter.[8][9] Ini menyebabkan lokasi persidangan berpindah dari Phuket ke Pattaya.[10] Tarikh dan tempat untuk persidangan telah diumumkan.[11] Lokasi baru yang dipilih ialah Pattaya Exhibition and Conference Hall (PEACH).

India mengumumkan bahawa mereka akan diwakili oleh Menteri Perdagangan dan Industri Kamal Nath, bukan oleh Perdana Menteri mereka.[12]

Pada 11 April 2009, penunjuk perasaam anti pemerintah berjaya masuk ke lokasi SK Asia Timur, memaksa Perdana Menteri Thailand Abhisit Vejjajiva untuk membatalkan persidangan dan memindahkan para pemimpin negara dengan helikopter.[13]

Susulan pembatalan tersebut, Ketua Setiausaha Pertubuhan Bangsa-bangsa Bersatu Ban Ki-moon menyatakan penyesalannya atas insiden yang terjadi.[14] Abhisit Vejjajiva kemudian mengugut akan mengambil tindakan undang-undang kepada penunjuk perasaan anti pemerintah yang dianggap "memalukan negara di hadapan dunia antarabangsa."[15]

Menjelang persidangan, konflik sempadan berlaku antara Thailand dan Kemboja. Persidangan ini disebut sebagai salah satu peluang untuk berbincang antara pemimpin kedua-dua negara.[16]